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Como comunicar convocatórias a Encarregados de Educação e atletas?

As convocatórias para jogos obrigam a uma organização logística num curto espaço de tempo entre clube e os atletas. São vários os motivos que podem levar a telefonemas de última hora para confirmar a presença nos jogos. Para que tudo funcione de forma fluída e dentro dos prazos necessários, uma comunicação eficiente entre treinadores e atletas/Encarregados de Educação é fundamental.

Neste tutorial pode acompanhar como comunicar as convocatórias aos atletas e Encarregados de Educação.

Passo 1: Configurar informação de convocatórias

Na comunicação de convocatórias, o primeiro passo é configurar a informação a ser utilizada nas convocatórias de jogo. Poderá configurar esta informação na equipa e personalizar quem recebe em cada atleta.

Configurar por equipa

Na página da equipa, na área lateral, nas “Ações” deve clicar no botão “Editar equipa”;
No formulário apresentado, deve entrar no separador de configurações e ir à área “Convocatórias”;
No campo “Enviar convocatória”, caso pretenda enviar as convocatórias aos atletas convocados para o jogo, deve ativar a opção “Sim”;
No campo “Convidar atletas não convocados”, caso pretenda, pode ativar a opção “Sim” para que os atletas que não foram convocados sejam informados dessa decisão;
No campo “Escolha o dia e hora e limite para confirmar a convocatória”, deve indicar qual o dia e a hora limite em que é possível os atletas ou encarregados de educação responderem à comunicação da convocatória. Esta informação será ajustada com base na data de cada jogo;
No campo “Qual o endereço de e-mail padrão para receber comunicações?” deve escolher qual o e-mail que pretende enviar a comunicação, se para o e-mail do Encarregado de Educação responsável ou para o e-mail pessoal do atleta. Esta informação pode depois ser ajustada em cada atleta.

Após esta ação, a configuração da informação das convocatórias para a equipa fica definida e o fluxo da comunicação será executado com base nesta informação. A qualquer momento poderá alterar estas configurações.

💡 Nota

Esta informação não é obrigatória, caso não ative a opção “Sim” no campo “Enviar convocatória”, não será feita qualquer comunicação de convocatórias nesta equipa.

🔎 Dica de utilização

Caso o atleta ainda não tenha nenhum e-mail associado, poderá adicionar um através da ficha individual do atleta, no separador "Pessoal”, na área "Informação de contacto". Caso o atleta ainda não tenha nenhum encarregado de educação associado também poderá adicionar um ao atleta.

Configurar por atleta

Na ficha individual do atleta, na área lateral, deve clicar no botão “Editar atleta”.
No separador “Informação adicional”, na área “Comunicação Convocatória” escolher qual o email que o atleta pretende receber a comunicação da convocatória:

Opção padrão de equipa. Será escolhida a opção que está configurada na equipa;
Email Encarregado Educação. Será usado o email do Encarregado de Educação;
Email do atleta. Será usado o email do atleta;
Outra relação. Será usado o email deste membro;
Outro. Permite colocar nome, email e relação com atleta.

💡 Nota

Esta informação sobrepõe-se à configuração definida na equipa, caso tenha optado por escolher outra opção que não a “Opção padrão da equipa”.

Passo 2: Gerir Comunicação da Convocatória no Jogo

Uma vez configurada a informação de convocatórias na equipa e atletas, o próximo passo é gerir a comunicação a ser feita na convocatória em cada jogo. Para tal:

Deve aceder à página de convocatória do jogo que pretende
Na página de convocatória, na área “Comunicação convocatória”, é possível definir a data e hora limite para a confirmação da convocatória. Após esta data os atletas ou Encarregados de Educação já não poderão responder;
Pode ainda registar observações para os convocados e não convocados. Esta informação será exibida na página de confirmação.

🔎 Dica de utilização

As observações para os atletas selecionados irão aparecer na impressão da convocatória e na página de confirmação da convocatória enviada. As observações para os atletas não selecionados irão aparecer apenas na página de confirmação da convocatória enviada.

💡 Nota

Caso a equipa não tenha ativada a opção de “Enviar convocatória” nas configurações da equipa, será exibida uma mensagem de alerta onde pode ativar essa opção.

Passo 3: Enviar Comunicação de convocatória

Após a convocatória ser criada, já é possível enviar a comunicação para os jogadores convocados e não convocados (caso as opções de envio estejam ativas).

3.1. Atletas convocados

Na página de detalhe do jogo, no separador “Convocatória”, na área “Atletas convocados” pode consultar a listagem dos atletas convocados para o jogo. O envio da confirmação da convocatória pode ser feito de duas formas: em grupo ou individual.

Grupo - clicar no botão “Enviar convocatória”. Após esta ação, todos os atletas convocados irão receber um email para poderem confirmar a convocatória.
Individual - Na coluna “Ações”, clicar no ícone "✉️". No formulário apresentado, após confirmar todos os dados, clicar no botão “Enviar”. Após esta ação, o atleta convocado irá receber um email para poder confirmar a convocatória.

Assim que a comunicação for enviada, pode consultar o estado da mesma através da coluna “Confirmação”.

3.2. Jogadores não convocados

Depois da convocatória estar criada com todas as informações pretendidas pelo clube e staff, também é possível notificar os atletas ou seus responsáveis de que não foram convocados para o jogo.

Na página de detalhe do jogo, no separador “Convocatória”, na área “Atletas não convocados” pode consultar a listagem dos atletas não convocados para o jogo. O envio dos avisos da não convocatória pode ser feito de duas formas: em grupo ou individual.

Grupo - clicar no botão “Enviar Convocatória”. Após esta ação, todos os atletas não convocados irão receber um email para poderem consultar a informação.
Individual - Na coluna “Ações”, clicar no ícone "✉️". Na página apresentada, após confirmar todos os dados, clicar no botão “Enviar”. Após esta ação, o atleta não convocado irá receber um email para poder consultar essa informação.

Assim que a comunicação for enviada, pode consultar o estado da mesma através da coluna “Confirmação”.

Passo 4: Gerir Confirmação Convocatória

Assim que é comunicado ao atleta que o mesmo foi convocado ou não, este poderá confirmar o recebimento desta notificação para ajudar a melhorar a gestão do treinador.

4.1 Jogadores Convocados

Confirmação da convocatória

Após a receção do email com a informação de que o atleta foi convocado, deve clicar no botão “Responder Convocatória” no rodapé do email até ao deadline indicado na mensagem.

Na página apresentada, pode consultar toda a informação relativa ao jogo. Para responder à convocatória, na questão “O atleta vai ao jogo?” deve escolher a opção “Sim” ou “Não”, clicar no botão “Confirmar resposta” e clicar em “Confirmar” para confirmar a ação. Após esta ação, o clube receberá a confirmação de que o atleta convocado estará presente no jogo.

🔎 Dica de utilização

Pode utilizar o campo “Observações” para registar e comunicar informação relevante para o clube em relação à resposta escolhida.

Também é possível aceder diretamente à página de confirmação da convocatória, através do ícone “link”, na coluna “Ações”.

💡 Nota

A confirmação da convocatória deve ser efetuada até ao deadline definido, a página de confirmação fica inválida após a data e hora limite ter sido ultrapassado. A resposta é única, não podendo ser alterada. O encarregado de educação ou o atleta deve contactar o staff do clube caso surja algum imprevisto.

Editar informação confirmação convocatória

Quando o clube recebe a confirmação da convocatória, o treinador e equipa técnica podem consultar não só o estado da confirmação, mas também informações relevantes que tenham sido transmitidas pelo atleta ou encarregado de educação, através do ícone “mensagem”.

O staff pode alterar a informação a qualquer momento, sendo que a resposta dada pelo atleta ou EE fica sempre registada como referência.

Na coluna “Ações”, clicar no ícone "✏️". Na página apresentada, o staff pode alterar manualmente a resposta à confirmação da convocatória do atleta. Se substituir a resposta, terá de justificar essa decisão através dos campos “Resposta” e “Justificação”.
Termine ao clicar no botão “Editar resposta”.

Após a alteração da resposta, pode consultar o estado da convocatória através da coluna “Confirmação”.

Estados da comunicação da convocatória

A confirmação da convocatória dos atletas convocados pode estar em diferentes estados e esta informação é apresentada na tabela de jogadores convocados, na coluna “Confirmação”, com descrição e cor específica para mais facilmente perceber o ponto de situação.

Não enviado (cor cinzenta) - Não recebeu comunicação ou não foi enviada.
Sem resposta (cor laranja) - Comunicação enviada mas ainda não respondeu.
Ausente (cor vermelha) - Confirmação de ausência por parte do atleta. Caso este estado tenha sido escolhido pelo staff do clube, irá aparecer um alerta com essa indicação.
Presente (cor verde) - Confirmação presença no jogo por parte do atleta.

4.2 Jogadores Não Convocados

Confirmar convocatória

Após a receção do email com a informação de que o atleta não foi convocado, deve clicar no botão “Detalhes da convocatória” no rodapé do email.

Na página apresentada, pode consultar toda a informação relativa ao jogo. Para confirmar que recebeu a notificação do clube, na questão “Confirmar conhecimento” deve clicar no botão “Confirmo que recebi a informação” e clicar em “Confirmar” para confirmar a ação. Após esta ação, o clube receberá a confirmação de que o atleta não convocado tomou conhecimento da informação.

Também é possível aceder diretamente à página de notificação de não convocatória, através do ícone “link”, na coluna “Ações”.

Estados da comunicação da não convocatória

A confirmação da convocatória dos atletas não convocados pode estar em diferentes estados e esta informação é apresentada na tabela de jogadores convocados, na coluna “Confirmação”, com descrição e cor específica para mais facilmente perceber o ponto de situação.

Não enviado (cor cinzenta) - Não recebeu comunicação ou não foi enviada.
Sem resposta (cor laranja) - Comunicação enviada mas não confirmou que tomou conhecimento.
Visualizado (cor verde) - Confirmação que tomou conhecimento..

⚠️ Importante

Para poder executar estas ações deste tutorial, os utilizadores têm de ter as seguintes permissões:

Configurar equipa - permissão “Total” em “Equipas”;
Configurar atleta - permissão “Total” em “Atletas” e “Informação Pessoal”;
Enviar comunicação e realizar ações nas convocatórias - permissão “Total” em “Competições”.

Ainda com dúvidas?

Após seguir estes passos tem o conhecimento necessário para começar a comunicar as convocatórias com os atletas e seus encarregados de educação, melhorando assim a comunicação entre clube, atletas e encarregados de educação. Caso tenha alguma dúvida e/ou necessite mais algum esclarecimento adicional, não hesite em nos contactar que teremos todo o gosto em o ajudar.

Actualizado em: 18/06/2025

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