Para além da gestão e controlo de receitas, no EMJOGO é possível automatizar todo o processo de emissão, cobrança e pagamentos.
Esta automatização procura diminuir o tempo e esforço investido neste processo, tornando-o mais fácil e cómodo tanto para os sócios/adeptos/atletas, como para o clube.
1. Emissão de produtos automáticos
No EMJOGO um produto permite identificar tudo o que é considerado uma fonte de receita para o clube. Existem produtos que são criados e pagos num determinado momento, outros como as mensalidades, quotas de sócios ou planos de patrocinadores repetem-se ao longo dos meses. Para estes produtos, o EMJOGO permite efetuar um agendamento para a data prevista da emissão do produto.
A configuração deste processo é feita na página de configurações ao clicar em “Configurações” no canto superior direito e, no bloco de “Comunicação”, entrar em “Alertas”.
1.1. Automatizar agendamentos
O pagamento de um produto é feito através de Notas de Pagamento. A criação de uma Nota de Pagamento é o primeiro processo manual que pode ser automatizado através da funcionalidade de agendamentos automáticos.
No separador “Financeiro”, na área de “Comunicação de faturação” deverá escolher as opções de acordo com o que pretende:
O que pretende fazer na data de emissão de um produto?
Não fazer nada, a nota de pagamento é feita manualmente - a Nota de Pagamento terá que ser criada na ficha individual do membro (atleta ou sócio), no separador financeiro.
Criar uma nota de pagamento automaticamente - no dia de emissão, o produto será emitido numa nota de pagamento.
Criar uma nota de pagamento automaticamente e enviar - no dia de emissão, o produto será emitido numa nota de pagamento e será enviado através do canal selecionado:
Poderá escolher qual o canal de comunicação que pretende utilizar para comunicar esta informação: Email e/ou SMS.
Após preencher todas as informações pretendidas deverá gravar ao clicar no botão “Guardar”.
A opção escolhida será executada no dia de emissão do produto.
💡 Nota
Para que no dia de emissão do produto os canais de comunicação escolhidos possam ser utilizados, os mesmos têm de estar ativos nas configurações dos canais de comunicação. Para tal deve seguir os artigos “Como ativar/desativar o canal de comunicação de email?” e “Como ativar/desativar o canal de comunicação de SMS?”
1.2. Configuração emissão produto
Ao escolher emitir os produtos de forma automática, poderá ainda efectuar algumas configurações com base na rúbrica e data de vencimento de forma a ajustar ao resultado pretendido.
Para tal, no separador “Financeiro”, deverá ir à área de “Comunicação de faturação” e escolher:
Por Rúbrica: O que pretende fazer para produtos emitidos no mesmo dia?
Manter os produtos separados - será criada uma Nota de Pagamento para cada produto a ser emitido na ficha individual do membro.
Agrupar os produtos por rubrica - será criada uma Nota de Pagamento com todos os produtos a serem emitidos nesse dia e pertencentes à mesma rubrica na ficha individual do membro.
Agrupar todos os produtos - será criada uma Nota de Pagamento com todos os produtos a serem emitidos nesse dia na ficha individual do membro.
Por data: Em caso de múltiplos produtos na mesma Nota de Pagamento, como pretende agrupar as datas?
Agrupar pela data limite de pagamento - serão agrupados os produtos com a mesma data de vencimento. Caso os produtos tenham datas de vencimento diferentes, serão emitidos em Notas de Pagamento separadas.
Assumir a data limite de pagamento inferior - todos os produtos serão agrupados na mesma Nota de Pagamento e a data de vencimento do documento será igual à data de vencimento do produto com data menor.
Assumir a data limite de pagamento superior - todos os produtos serão agrupados na mesma Nota de Pagamento e a data de vencimento do documento será igual à data de vencimento do produto com data maior.
Após preencher todas as informações pretendidas deverá gravar ao clicar no botão “Guardar”.
🔎 Dica de utilização
A opção escolhida por data apenas será executada nas opções de emissão de Notas de Pagamento automáticas que agrupam produtos.
1.3. Personalizar emissão de produtos por membro
Nas configurações do clube mencionadas em cima, pode escolher a opção que pretende que fique por padrão quando uma Nota de Pagamento é criada automaticamente. No entanto, as configurações do clube podem ser reescritas na ficha individual de cada membro.
Caso pretenda personalizar a configuração em algum membro deverá:
Clicar em “Membros”, no módulo “Gestão de Clube” no Painel de Administração;
Na página de membros, escolher o membro que pretende;
Na ficha de membro, aceder ao separador “Comunicação” e clicar no botão “Editar comunicação do membro”;
No separador “Financeiro”, selecionar as opções pretendidas para este membro na área “Comunicação de faturação” (ao ativar a opção “Sim”). Caso as opções escolhidas sejam diferentes das definições gerais do clube, poderá personalizar os canais de comunicação que pretende para este membro (email e/ou SMS);
Para finalizar a operação deverá gravar ao clicar no botão “Guardar”;
Quando uma Nota de Pagamento é criada automaticamente, o sistema irá assumir a configuração desse membro
⚠️ Importante
Recomendamos que utilize como configuração de clube o cenário ideal (ou mais utilizado no clube) e, nos casos pontuais, personalize na ficha do membro. Estas configurações podem ser alteradas a qualquer momento.
2. Cobranças automáticas
Após a emissão da Nota de Pagamento, enquanto a liquidação não estiver realizada, pode configurar um conjunto de alertas para relembrar o membro do pagamento em falta.
Assim, todos os dias serão analisadas as notas de pagamento e, de acordo com as configurações, serão enviados automaticamente avisos por email e/ou SMS. Para tal deverá escolher as configurações do seu clube ao clicar em “Configurações” no canto superior direito e, no bloco de “Comunicação”, entrar em “Alertas”.
2.1. Avisos de pagamento
O primeiro passo é ativar o sistema de alertas automático. Este passo é feito no separador “Financeiro”, na área de “Comunicação de cobrança”:
Pretende enviar avisos de pagamento automaticamente?
Não - o sistema de alertas não fica activo;
Sim - o sistema de alertas fica activo e poderá escolher as configurações dos alertas que pretender.
2.2. Alertas das Nota de pagamento
Uma vez ativo o sistema de alertas (opção 2 do passo anterior), para cada documento em pagamento poderá escolher um conjunto de alertas:
Número de dias antes da data de vencimento - quando o documento se encontra ainda em pagamento e a data de vencimento ainda não foi ultrapassada, poderá enviar um alerta com a informação de pagamento. Exemplo: Se a data de vencimento for no dia 8, ao preencher este campo com “2”, significa que no dia 6 será enviado um alerta.
Número de dias depois da data de vencimento - quando o documento se encontra em pagamento e a data de vencimento já foi ultrapassada, poderá enviar um alerta com a informação para pagamento. Exemplo: Se a data de vencimento for no dia 8, ao preencher este campo com “1”, significa que no dia 9 será enviado um alerta.
Intervalo de dias a enviar os documentos em dívida - enquanto os documentos ainda não tiverem sido pagos, poderá enviar um alerta com todos os documentos em dívida. Exemplo: Se preencher o campo com o número “10” dias, significa que de 10 em 10 dias será enviado um alerta. O número mínimo permitido para este intervalo é de 5 dias.
Para cada alerta, é possível escolher qual o canal de comunicação que pretende utilizar para comunicar esta informação: Email e/ou SMS.
Após preencher todas as informações pretendidas deverá gravar ao clicar no botão “Guardar”.
⚠️ Importante
2.3. Personalizar alertas nos membros
Nas configurações do clube mencionadas em cima, pode escolher a opção que pretende que fique por padrão quando ativa o sistema de alertas. No entanto, as configurações do clube podem ser reescritas na ficha individual do membro. Para tal deverá:
Clicar em “Membros”, no módulo “Gestão de Clube” no Painel de Administração;
Na página de membros, escolher o membro que pretende;
Na ficha de membro, aceder ao separador “Comunicação” e clicar no botão “Editar comunicação do membro”;
No separador financeiro, selecionar as opções pretendidas para este membro na área “Comunicação de cobrança” (ao ativar a opção “Sim”). Caso as opções escolhidas sejam diferentes das definições gerais do clube, poderá personalizar os canais de comunicação que pretende para cada alerta específico para este membro (email e/ou SMS);
Para finalizar a operação deverá gravar ao clicar no botão “Guardar”;
Quando opta por enviar alertas automáticos, o sistema irá assumir a configuração desse membro e envia automaticamente os e-mails e/ou SMS de acordo com o que pretende;
💡 Nota
A qualquer altura pode alterar as opções de comunicação de cobrança e escolher a opção pretendida.
3. Pagamentos automáticos
Através deste método, a pessoa pode efetuar o pagamento à distância, onde e quando for mais oportuno, com comodidade e sem ter que se deslocar à secretaria do clube.
Para tal deverá escolher as configurações do seu clube referente ao processo de pagamentos presentes em cada documento:
A configuração desta informação é feita na página de configurações ao clicar em “Configurações” no canto superior direito;
Na página de configurações deverá ir ao bloco de “Gestão” e entrar em “Métodos de Pagamento” onde será apresentada a página com as configurações para ativação do serviço de pagamentos e dos métodos de pagamento disponíveis.
3.1. Habilitar Serviço de Pagamentos
Esta integração está pendente de registo em serviços externos ao EMJOGO. Por isso, deverá efetuar o registo junto dos fornecedores para que possa começar a utilizar este meio de pagamento.
Só após fazer o registo junto dos fornecedores, terá acesso a uma chave que será usada para conectar com a administração do EMJOGO.
Ativar Serviço de Pagamento
Na área “Configurações Gerais”, é apresentada uma mensagem de alerta, que indica que ainda não existe uma conexão ativa com o fornecedor de pagamento, deve clicar no hiperlink “Clique para configurar”;
Deverá selecionar o fornecedor que pretende na lista de fornecedores e introduzir a chave API;
Deverá gravar as informações ao clicar no botão “Ativar serviço”.
Após preencher estes dados a integração está concluída.
Cancelar Serviço de Pagamento
Caso se tenha enganado ou pretenda cancelar o serviço deve clicar no botão “Cancelar serviço”.
Ao cancelar o serviço irá eliminar todas as referência Multibanco/MB Way geradas nas Notas de Pagamento e o campo Chave API fica novamente disponível para ser usado.
3.2. Incluir Referência Multibanco e/ou MB Way nas Notas de Pagamentos
Ao habilitar o serviço de pagamentos, pode ativar os métodos de pagamento referência Multibanco e/ou MB Way, e os mesmos já podem ser utilizados nas Notas de Pagamento e ser enviado para os membros.
Nas configurações do clube mencionadas em cima, pode escolher a opção que pretende que fique por padrão quando está a criar uma Nota de Pagamento:
Caso seleccione a opção “Incluir o pagamento por referência multibanco nos documentos por padrão?“ ou “Incluir o pagamento por MB Way nos documentos por padrão?“, o método de pagamento será disponibilizado automaticamente em cada nova nota de pagamento. Caso contrário não será gerada;
Para notas de pagamento já existentes terão que ser geradas referências Multibanco manualmente. Para tal, deve editar a Nota de Pagamento e na área “Informação de Pagamento”, alterar a opção “Pagamento por Referência Multibanco” para “Sim”;
No MB Way, o método de pagamento fica logo ativa nas notas de pagamento já existentes;
Tal como nas configurações anteriores, as opções escolhidas do clube podem ser personalizadas na ficha individual de cada membro. Para tal deverá:
Clicar em “Membros”, no módulo “Gestão de Clube” no Painel de Administração;
Na página de membros, escolher o membro que pretende e clicar no botão “Editar” na ficha desse membro;
No separador financeiro, na área “Informação de pagamento” seleccionar as opções pretendidas nos campos “Incluir o método de pagamento por referência Multibanco” e/ou “Incluir o método de pagamento MBWay”;
Após preencher todas as informações pretendidas deverá gravar ao clicar no botão “Guardar";
Após esta operação, serão estas as configurações usadas neste membro ao invés das configurações gerais do clube.
💡 Dica de utilização
Ao criar uma Nota de Pagamento, o sistema irá assumir a configuração do membro ou as gerais. Contudo pode personalizar a opção escolhida ao editar a Nota de Pagamento manualmente e escolher uma nova opção.
3.3. Pagamento por Referência Multibanco e/ou MB Way
Ao gerar as referências Multibanco e/ou MB Way nas Notas de Pagamento, o membro pode utilizar estes métodos para executar o pagamento. Se utilizar estes métodos de pagamento:
O clube é notificado com a informação da operação;
Automaticamente, o EMJOGO regista a data e o método de pagamento;
É gerado um recibo desse pagamento e a conta corrente do membro é atualizada;
O membro também pode ser notificado do sucesso da operação. Para tal deve selecionar a opção pretendida na “Informação de clube” presente no bloco de “Gestão” na página de configurações do clube:
Não fazer nada - não irá enviar nenhuma notificação sobre o pagamento ao membro:
Enviar agradecimento - irá enviar um e-mail e/ou SMS a informar e agradecer o pagamento;
Enviar agradecimento com documento - irá enviar um e-mail e/ou SMS a informar e agradecer o pagamento com o Recibo em anexo (apenas para o canal de comunicação email).
Termine a operação com o botão “Guardar”.
💡 Nota
Estas configurações podem ser alteradas na ficha de cada membro ao clicar no botão “Editar comunicação do membro” no separador “Comunicação”, na área “Comunicação de pagamento”, do separador “Financeiro”.
Ainda com dúvidas?
Este tutorial procurou ajudar a esclarecer a automatização e como pode ser configurada, com todas as informações necessárias para automatizar o processo de emissão, cobrança e pagamento dos vários produtos agendados.
É sem dúvida uma grande ajuda para diminuir o esforço e tempo dispendido neste processo. Ao automatizar estes processos também consegue aumentar a sua eficiência e eficácia e ajudar o clube a ter uma maior liquidez.
Caso tenha alguma dúvida e/ou necessite mais algum esclarecimento, não hesite em contactar-nos. Teremos todo o gosto em ajudá-lo.