As inscrições de atletas obrigam a uma organização administrativa e comunicação eficiente num curto espaço de tempo entre clube, atletas e encarregados de educação.

Com o formulário de inscrição de atletas disponível no EMJOGO, poderá não só diminuir o tempo despendido em cada inscrição, como tornar todo o processo menos burocrático. O fluxo de toda a informação será mais transparente e aumentará a eficiência de trabalho administrativo dos clubes.

Neste tutorial pode acompanhar como partilhar o formulário de pré-inscrição dos atletas no seu clube.

Para poder disponibilizar o formulário de pré-inscrição de atleta, o primeiro passo é configurar a informação a ser utilizada no formulário. Para tal, deve seguir os seguintes passos:

Equipas Disponíveis

O primeiro passo é o de selecionar quais as equipas que estarão disponíveis para pré-inscrição através do formulário. Para tal, será apresentada a listagem de todas equipas que se encontrem no estado “Activo” nas “Configurações da Modalidade”.

Deve selecionar as equipas que estarão elegíveis para receber atletas pelo formulário de pré-inscrição através da coluna “Selecionar”.

Alertas de Pré-Inscrição

Nesta área poderá indicar o endereço de e-mail que pretende utilizar para receber as notificações cada vez que um atleta ou o seu encarregado de educação finalizar a submissão do formulário de pré-inscrição. Preencha o campo “Email” para o efeito.

Documentos

Os documentos pessoais dos atletas e respectivos Encarregados de Educação são parte essencial no momento de inscrição dos atletas.

Nesta área poderá selecionar quais os documentos pessoais que pretende receber a cada resposta do formulário de pré-inscrição.

Existem duas opções disponíveis que o clube poderá decidir se pretende ativar ou não:

Termine o procedimento ao clicar no botão “Guardar”. Após esta ação, a configuração do formulário para cada Modalidade fica definido e poderá ser visualizado ao navegar através dos vários separadores disponíveis. A qualquer momento poderá alterar estas configurações.

Uma vez configurada a informação do Formulário de Pré-Inscrição, o clube já pode usar junto da sua comunidade possibilitando o seu preenchimento.

Para que seja possível o preenchimento do formulário, o mesmo deve ser partilhado. Para o fazer, deve seguir as seguintes instruções

Na página de “Pré-Inscrições”, na área lateral, ao clicar em “Partilhar formulário” serão apresentadas as opções de cada modalidade ativa e previamente configuradas.

Para partilhar, deve clicar sobre a modalidade desejada e automaticamente a ligação do formulário online é copiada. Deve partilhar esta ligação com as pessoas que pretende que preencham o formulário.

Ao aceder à ligação partilhada pelo clube, os interessados terão acesso ao formulário de pré-inscrição que deverão preencher com os dados relativos à informação do Atleta e Encarregado de Educação.

Informação do Atleta

Ao preencher o formulário de pré-inscrição existem vários campos possíveis para preenchimento. Estes, permitirão ao clube ter o máximo de dados possível para posteriormente proceder à inscrição do atleta.

Informação Encarregado de Educação

Para poder preencher as informações do Encarregado de Educação, deverá escolher a opção “Sim” no campo “Este atleta precisa de registar um encarregado de educação?”

Após escolher a opção, o Encarregado de Educação deverá preencher os seus dados pessoais para que possa ser associado ao atleta.

Após o preenchimento de todas as informações do formulário de Pré-Inscrição deve validar o mesmo através do campo “Código de Verificação” e clicar em “Submeter pré-inscrição”.

No departamento administrativo terá acesso a um relatório dedicado às pré-inscrições. Para tal, na secção administrativa, deve clicar no cartão “Pré-inscrições” para o visualizar.

Dentro do relatório, pode visualizar na tabela todos os atletas cujo formulário foi submetido e a informação relevante sobre a pré-inscrição. Pode utilizar a pesquisa para filtrar a informação ou encontrar o que procura mais facilmente.

Estados Pré-Inscrição

Assim que é comunicado ao clube que existiu uma submissão do formulário de pré-inscrição por parte de atletas e/ou Encarregados de Educação, este poderá gerir a notificação para ajudar a melhorar a gestão de todo o processo de inscrições.

Quando um formulário de pré-inscrição é submetido, o atleta será apresentado na listagem de pré-inscrições no estado de “Pendente”.

Caso tenha um e-mail associado às configurações do formulário, receberá uma notificação de que um formulário de pré-inscrição foi submetido

Gestão de pré-inscrições

Quando é recebido o pedido de pré-inscrição, o clube deve decidir se pretende “Aceitar” ou “Rejeitar” a inscrição do atleta. Para tal, na listagem de atletas apresentada, deve selecionar o atleta ainda no estado “Pendente” que pretende gerir.

Na página de detalhe da pré-inscrição, consegue visualizar os dados preenchidos do atleta e/ou Encarregado de Educação e, na parte lateral, decidir o que pretende fazer.

Clube aceita pré-inscrição

Caso o clube pretenda aceitar a inscrição do atleta deverá, na área lateral, deve clicar em “Aceitar”.

No formulário apresentado deve verificar os dados preenchidos e indicar qual a época e equipa que pretende que o atleta seja inscrito.

Terminada a verificação do formulário de aceitação, deve clicar em “Aceitar pré-inscrição” para que a inscrição do atleta seja formalizada. Após esta ação será criada uma ficha individual de atleta associada à equipa selecionada.

Caso tenha optado pela opção de criação de um novo membro para o Encarregado de Educação será também criada uma ficha individual de membro que pode ser consultada através da listagem de membros.

Clube rejeita pré-inscrição

Caso o clube pretenda não aceitar a inscrição do atleta deverá, na área lateral, clicar em “Rejeitar”.

No formulário apresentado, deverá preencher as informações relativas à “Informação de rejeição”. Deve indicar a “Data decisão”, que é um campo obrigatório, e caso pretenda, utilizar o campo de “Observações" para adicionar informações relevantes à rejeição do atleta. Termine ao clicar no botão Rejeitar pré-inscrição.

Após a rejeição, a pré-inscrição do atleta poderá ser consultada através da listagem de atletas pré-inscritos com o estado de “rejeitado”. Ao clicar sobre este atleta, será apresentado o detalhe da pré-inscrição, com as informações de preenchimento do formulário e respectivas informações de rejeição, como da “Data de Decisão” e as “Observações”.

Após seguir estes passos tem o conhecimento necessário para começar já a preparar a nova época. Caso tenha alguma dúvida e/ou necessite de algum esclarecimento adicional, não hesite em contactar-nos. Teremos todo o gosto em ajudá-lo.